FAQ ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE DE LA PLATEFORME HYDROGENE ENERGIE (For English version see below)

Accueil :

• Laurence Mary - laurence.mary@utbm.fr, bureau F113, 1^er étage

Tel : 03 84 58 36 00

• Silviya Nikolova - silviya.nikolova@utbm.fr, bureau F112, 1^er étage

Tel : 03 84 58 36 02

Gestionnaires :

• Sophie Granon – sophie.granon@femto-st.fr

Tel : 03 81 66 64 98

Bruno Riccio – bruno.riccio@femto-st.fr ou bruno.riccio@utbm.fr, bureau F105, 1^er étage

Tel : 03 84 58 36 43

• Laurence Mary – laurence.mary@utbm.fr, bureau F113, 1er étage

Tel : 03 84 58 36 00

Assistant Prévention

• Xavier François – francois@utbm.fr, bureau F 005, rez-de-chaussée

Tel : 03 84 58 36 39

Responsable Qualité

• Emmanuelle Arcens – emmanuelle.arcens@utbm.fr, bureau F110, 1er étage

Tel : 03 84 58 37 06

Communication

• Silviya Nikolova - silviya.nikolova@utbm.fr, bureau F112, 1^er étage

Tel : 03 84 58 36 02

La plateforme Hydrogène Energie hébergée au sein du bâtiment F de l’UTBM accueille des personnels de l'équipe SHARPAC de FEMTO-ST et de FCLAB (avec leurs tutelles d'appartenance et laboratoires de recherche UTBM, UFC, UBFC, CNRS, Université Gustave Eiffel, …).

Les informations ci-dessous vous renseigne sur les principales modalités pratiques.

Toute nouvelle arrivée d’une personne hébergée au sein de la plateforme Hydrogène Energie doit faire l’objet d’une demande d’accueil. Il convient d’initier cette demande en concertation avec les gestionnaires de la plateforme (pour les doctorants de l'UTBM les procédures d'accueil sont initiées par la gestionnaire du bureau doctoral).

Une fois la procédure d’accueil validée (la durée de traitement pouvant prendre jusqu’à deux mois suite au classement du bâtiment en zone à régime restrictif – ZRR) la personne sera accueillie au secrétariat et se verra remettre une clef de bureau ainsi qu’un badge d’accès.

Le responsable du projet doit s’assurer qu’un PC pourra être mis à la disposition du nouvel arrivant et qu’une place de bureau est disponible auprès des gestionnaires avant de commencer la procédure de demande d’accueil.

Une prise de connaissance du règlement intérieur en vigueur au sein de la plateforme par la personne accueillie sera demandée.

Un questionnaire attestant de la bonne prise en compte des moyens à disposition et des règles de sécurité à tenir sera ensuite transmis.

I. Administratif

Assurez-vous en amont (si nécessaire) que sont bien demandés au responsable d'encadrement (directeur de thèse) du département Energie de FEMTO-ST ou à la direction de FCLAB selon le rattachement :

☐ Un bureau

☐ Un poste informatique

☐ Un poste téléphonique

II. Habilitation

Pour l’utilisation d’une salle d’essai ou d’un moyen d’essai

☐ Une habilitation électrique (préciser le niveau) ____________

☐ Une formation ATEX (Niveau à préciser) ____________ (a minima, « initiation » à la formation ATEX avec Xavier François)

Une ou plusieurs autres formations :

☐_______________

☐_______________

☐_______________

☐ Demander les formations internes sur les équipements nécessaires à vos essais à Xavier François.

Ceci afin de répondre aux questions : Ai-je bien assimilé les notions de fonctionnement du composant étudié, du banc et de la cellule d’essais ?

Suis-je autorisé à manipuler sur ce moyen d’essais par mon référent ou le référent d’expérimentations ?

Attention : Assurez-vous d’avoir rendu les fiches d’habilitations signées pour valider votre formation.

Toute personne quittant définitivement la plateforme Hydrogène Energie devra restituer les éléments qui lui auront été confiés à Laurence Mary ou à Silviya Nikolova (clé, badge d’accès, équipement informatique, EPI, …) et les données et les résultats produits à son référent scientifique.

Les horaires d’accès sont les suivants : du lundi au vendredi de 7h30 à 20h et le samedi de 7h30 à 13h.

Toute personne extérieure à la structure doit obligatoirement s’identifier dans le registre visiteurs – QR code à flasher à l’entrée du bâtiment - https://www.utbm.fr/registrevisiteur et ne doit en aucun cas être laissée seule ! Le port du badge professionnel visible est préconisé dans le bâtiment.

Deux périodes de fermeture sont à noter :

- Vacances de Noël (15 jours)

- Vacances d’été (3 semaines)

Des parkings publics se trouvent de part et d’autre de la plateforme et un parking privé est accessible par badge par la rue de l’étang à l’arrière du bâtiment F.

Pour des questions de sécurité, il est obligatoire de se garer en épi sur les emplacements matérialisés.

Des places sont réservées aux PMR (personnes à mobilité réduite) et aux véhicules électriques, il est demandé de respecter ces emplacements.

Des identifiants sont attribués une fois la demande d’accueil définitivement validée.

Il sera possible de se connecter sur Mon espace, sélectionner « Mon Profil UTBM »

Pour les personnels de FEMTO-ST, l'activation de leur compte informatique FEMTO-ST est également nécessaire pour accéder aux services liés à cette structure.

Votre contact à privilégier : Isabelle CHRISTEN : Tél. : 03 84 57 82 00.

En cas de dysfonctionnement (problème de connexion, emails), un ticket pourra être créé dans l’espace UTBM (Assistance informatique) : https://monespace.utbm.fr/render.userLayoutRootNode.uP?uP_sparam=activeTab&activeTab=5&uP_root=u20l1n16

Une fois le compte informatique activé les hébergés doivent procéder à l'activation de leur compte Izly (pour pouvoir utiliser les imprimantes dans le bâtiment) comme suit :

https://mon-espace.izly.fr

Un badge d’accès personnalisé sera remis à l’accueil du bâtiment une fois le dossier d’accueil validé, ce badge permettra ainsi d’accéder à la plateforme.

Au préalable une photo d’identité pourra vous être demandée.

Missions

Tout déplacement professionnel quel que soit son établissement de tutelle doit faire l’objet d’un ordre de mission avant départ.

L'ordre de mission doit être validé et signé par les encadrants pour pouvoir prétendre au remboursement

Au retour de la mission un état de frais est à renseigner également, document qui doit être accompagné des justificatifs originaux liés à la mission.

Un ticket est obligatoire pour toutes demandes de missions (cf. la procédure ci-dessous) :

Voici la procédure à respecter :

- faire un ticket obligatoirement pour toute demande 

Voici le lien pour faire vos tickets pour tout le Département Energie :

https://tickets.femto-st.fr/front/selectEntity.php

puis "GESTION"

Missions Energie :

Vos contacts à privilégier : Sophie GRANON et Bruno RICCIO.

Pour rappel : Isabelle CHRISTEN ne gère pas les missions sauf pour les soutenances de thèse.

Vous pouvez retrouver les guides des missions sur l'intranet Femto ST (avec vos identifiants et votre mot de passe Femto-ST) :

https://extranet.femto-st.fr/intranet/SitePages/Accueil.aspx

 

Achats

Tout achat doit faire l’objet au préalable d’une demande de devis et d’un bon de commande qui permettra d’identifier la prise en charge financière avec le responsable concerné.

Il y a 4 tutelles à l'institut FEMTO-ST : l'UFC, l'UTBM, le CNRS et l'UBFC.

Voici la procédure à respecter :

 - faire une Demande d'Achat 

 - faire un ticket obligatoirement pour toute demande (bons de commande, missions, bilans)

-  joindre signés un devis, une offre commerciale, ou un "panier en ligne" pour toutes vos commandes.

Voici le lien pour faire vos tickets pour tout le Département Energie :

https://tickets.femto-st.fr/front/selectEntity.php

puis "GESTION"

 

Congés

Toute demande de congés doit recevoir au préalable l’approbation du supérieur hiérarchique et faire l’objet d’une fiche d’absence à compléter et à faire signer.

Tout déplacement professionnel quel que soit son établissement de tutelle doit faire l’objet d’un ordre de mission avant départ.

L'ordre de mission doit être validé et signé par les encadrants pour pouvoir prétendre au remboursement

Au retour de la mission un état de frais est à renseigner également, document qui doit être accompagné des justificatifs originaux liés à la mission.

Un ticket est obligatoire pour toutes demandes de missions (cf. la procédure ci-dessous) :

Voici la procédure à respecter :

- faire un ticket obligatoirement pour toute demande 

Voici le lien pour faire vos tickets pour tout le Département Energie :

https://tickets.femto-st.fr/front/selectEntity.php

puis "GESTION"

Missions Energie :

Vos contacts à privilégier : Sophie GRANON et Bruno RICCIO.

Pour rappel : Isabelle CHRISTEN ne gère pas les missions sauf pour les soutenances de thèse.

Vous pouvez retrouver les guides des missions sur l'intranet Femto ST (avec vos identifiants et votre mot de passe Femto-ST) :

https://extranet.femto-st.fr/intranet/SitePages/Accueil.aspx

 

Tout achat doit faire l’objet au préalable d’une demande de devis et d’un bon de commande qui permettra d’identifier la prise en charge financière avec le responsable concerné.

Il y a 4 tutelles à l'institut FEMTO-ST : l'UFC, l'UTBM, le CNRS et l'UBFC.

Voici la procédure à respecter :

 - faire une Demande d'Achat 

 - faire un ticket obligatoirement pour toute demande (bons de commande, missions, bilans)

-  joindre signés un devis, une offre commerciale, ou un "panier en ligne" pour toutes vos commandes.

Voici le lien pour faire vos tickets pour tout le Département Energie :

https://tickets.femto-st.fr/front/selectEntity.php

puis "GESTION"

Toute demande de congés doit recevoir au préalable l’approbation du supérieur hiérarchique et faire l’objet d’une fiche d’absence à compléter et à faire signer.

Pour vos droits à congés et absences - personnels UFC, UBFC, CNRS, ENSMM :

Les courriers professionnels peuvent être déposés directement dans le casier à courrier départ situé dans l’espace dédié.

Les courriers personnels doivent être déjà affranchis.

Réception et départ courrier : les lundis, mercredis, vendredis.

Lieu : Accueil de l’UTBM – bâtiment I.

Les correspondances doivent être libellées conformément à l’adresse postale suivante :

UTBM – mention du service ou du laboratoire (UTBM - Site de Belfort - Bâtiment F – FCLAB, 13, Rue Ernest Thierry Mieg) – nom de de la personne – code postal de l’établissement hébergeur : 90010 – Ville : BELFORT Cedex

La réception des colis classiques est effectuée à l’accueil du site de Belfort, bâtiment I du lundi au vendredi aux heures ouvrables de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30.

Un message est adressé par l’agent d’accueil pour informer le destinataire de la réception d’un colis.

Pour les marchandises volumineuses, il peut être indiqué au transporteur l’adresse géographique du bâtiment F : Plate-forme Pile à Combustible - 2 rue Edouard Belin - 90000 BELFORT

Toute livraison de marchandise dangereuse doit être préparée avec l’assistant de prévention du bâtiment, Xavier François ou avec le conseiller de prévention de l’établissement hébergeur Virginie Breuillard afin de garantir la sécurité des opérations.

Le protocole de sécurité simplifié INSHSE022 doit être signé par tout livreur amené à effectuer une opération nécessitant une manutention lourde et un temps important de présence sur site.

Le document se trouve dans une pochette affichée au mur dans le hall d’entrée côté parking.

La salle de réunion F206 au 2ème étage est à la disposition de tous les personnels et peut accueillir une vingtaine de personnes en mode réunion et jusqu’à 50 personnes en mode conférence.

Cette salle est équipée d’un vidéoprojecteur et d’un poste d’audioconférence.

Deux petites salles de réunion sont aussi disponibles en F249 et F250 d’une capacité d’accueil de 8 personnes maximum.  Les clés peuvent être récupérées auprès de Laurence Mary ou de Silviya Nikolova au secrétariat.

Les réservations des salles sont possibles directement dans l’agenda de votre messagerie UTBM Outlook en indiquant F206, F249 ou F250 dans « Calendrier-Nouvel événement » lors de la création d’un nouveau rendez-vous.

IMPORTANT : Après chaque réunion les clés doivent être retournées au secrétariat.

Les documents qualité, recherche, prestation, gestion du matériel, etc., se situent sur le système documentaire hébergé sur le cloud FEMTO-ST. L’accès est à demander à la responsable qualité Emmanuelle ARCENS: emmanuelle.arcens@utbm.fr.
Ainsi, pour planifier l’usage d’un matériel (charge électronique, enceinte thermique …) ou d’un banc d’essais PAC ou électrolyseur, utilisez l’outil de réservation à l’adresse:

 https://booked.femto-st.fr/Web 

Pour accéder au planning vous devez activer votre compte FEMTO-ST si vous êtes membre de ce laboratoire ou demander les droits à la direction de FCLAB si ce n'est pas le cas.

Pour le Mode opératoire pour réserver son matériel et bancs d'essais via Femto-ST à l’adresse ci-dessous :

https://booked.femto-st.fr/Web

Si vous avez des questions concernant la réservation des ressources matérielles et l'accès à l'Intranet contactez : emmanuelle.arcens@utbm.fr.

En cas de questionnements plus spécifiques vos contacts se tiennent à votre disposition.